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谈档案利用工作的问题与对策
    《档案法实施办法》第二十二条指出:“《档案法》所称档案的利用,是指对档案的阅览、复制和摘录”。《全国档案信息化建设实施纲要》中指出:“以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化建设服务……”。
    众所周知,档案保管的目的在于利用,档案在利用过程中体现其价值。大多企事业单位的档案管理部门在年终报表通常也以全年利用档案的多少卷/人次等数据来反映档案利用的成果。笔者认为这只是表象,而对档案利用的效率、效果或者说时效性、价值如何,却不能真正予以反映,也很少有人注重。因此,本文试图对这一问题作些解剖和探索。
    一、档案利用工作现状和问题:
    随着人们对《档案法》和《档案法实施办法》意识的逐步提升,市场经济的建立完善,改革的不断深化,企业组织在强化档案保管的同时,更重视了档案的开发利用,但档案工作真正围绕提供利用还跟不上形势的发展,存在一些亟待解决的问题,主要表现在以下几个方面:
    1、传统的档案利用模式不适应企业发展形势的需要。在这种模式下档案利用只是被动服务,利用渠道或手段单调,档案保管人员大都坐等利用者上门,而不能根据企业当前中心工作,未雨绸缪主动提供利用服务。以致档案利用效率大打折扣,缺乏时效性。
    2、传统手工操作不适应高节奏高效率的需要。由于财力不足等多种原因,部分企业档案管理工作还停留在传统的手工操作之中,检索、查找、调卷、摘录等环节都靠手工操作,费时费力,有的虽然配备了微机,也只是为了应付检查,根本没有真正运用起来,计算机利用率低,造成资源浪费,特别是档案实行综合管理后,室藏案卷数迅速增加,靠简单的检索工具进行手工操作,准确率难以提高,出现利用者心急,查找者心慌,久而久之形成档案利用条件差,使用效率低的状况,从而利用者无甚积极性,对档案更不重视,甚至出现将部分文件资料留在本部门“雪藏”以备日后所用而不归档的情况,档案的利用进入逐渐受到冷落的恶性循环。
    3、档案的深度加工薄弱。档案管理部门在档案升级过程中,撰写了一些编研资料,但大部分还停留在一般简单的汇编。提供系统的、数据全面、分析准确的专题编研材料还为数不多,给查找和利用带来一定的不便。造成这种情况原因一是档案人员自身的业务素质造成,即能力所限;原因二是有些企业名誉上是综合档案,而实际上,很多真正有价值的可编研利用的资料都还保存在各专业科室中,巧妇难为无米之炊;原因三是在实际档案管理工作中重保管,轻利用;重保密,轻现实,人为涂上神秘色彩;直接影响到利用者对档案与档案工作的接触。
    4、档案利用的便利性、多样性、层次性不足。当前公众对于生活中一切服务活动都提出了“人性化”的要求,要求服务优质、快捷、周到。随着大家对档案利用意识的加强,对于档案利用服务工作也就提出了同样的要求。但是档案实际利用工作在面对这些要求时却不能给予满足。其一、室(馆)藏档案结构单一,难以满足多层次利用者的需求;其二、档案分类还不够规范,客观上造成了部分同类档案的保管混乱,影响了整体档案的信息发布,查询十分不便:其三、档案的检索手段落后,虽然已出现并广泛使用了计算机检索.但是由于很多企业还没有建立档案数据库和使用档案管理系统软件,因此能够用于计算机检索档案的比例还很小,大多档案还在依靠手工检索;其四、有些企业档案信息资源建设刚刚起步甚至完全没有开展,造成档案信息资源难以快捷、准确地检出并提供利用。使实际档案利用工作与档案利用便利需求产生了较大的落差.难以满足利用者的需求。
    二、提升档案利用工作效率的对策
    目前,档案利用工作的新时期已经到来,原有的档案利用工作的整套机制、方法、设备、条件等都有待完善、改进和发展。档案利用在新时期下的再提高已时不我待。开发利用档案,使档案直接为经济建设服务,为企业发展服务,是发展档案事业的需要,更是档案工作者的职责。
    1、突破传统管理模式,更新传统利用理念
    随着形势的发展,传统的档案利用理论,尤其是档案利用方式面临着新的考验与挑战。在现今环境下.档案利用面临的主要问题是:档案利用需求并不能得到完全的满足。如果只是出于对信息、情报的需求,则不在刻意针对于原件的使用(作为凭证件使用)情况下,完全可以把数字化后的档案信息提供二次甚至是多次利用。遗憾的是还有很多企业的档案利用主要方式仍然在阅览室借阅档案原件,这既有损于档案原件保护.又不能满足利用者多层次的利用需求。因此,只有改变服务方式。积极开展灵活多样的服务,开辟多种利用渠道和方法,才能迎合档案利用者的需求。作为一种理念,这里尤其应当清楚地认识到提供档案利用也是一种服务.只是服务的客体不同罢了。因此,档案人员应该尽量让自己去迎合、去吸引“顾客”,建立多姿多彩的机制和形象。
    2、加快现代化步伐,全面实现微机管理
    应用微机进行管理是档案管理现代化的标志,也是档案利用现代化必备的条件,首先企业要把档案工作真正摆上内部管理和办事日程,在物力、财力上予以大力支持,把档案管理所需微机与企业计算机中心联网,形成上下,纵横联系网络,提高使用效率,其一,充分利用现代的高新技术,如复制技术、缩微技术、光盘技术等复制档案,提高档案数字化程度。在提供利用过程中,减少使用甚至不用档案原件,以延长档案寿命。加快计算机检索系统的建立,使现有档案资源尽快转化为可以支持计算机检索的电子数据,方便查询利用。最终将档案信息的开发利用向电子化、网络化逐步发展。通过加强电子档案馆、虚拟档案馆、数字档案馆的建设,逐步冲破档案利用在时间上、地域上的限制,实现档案信息资源的网络共享。以此使档案利用的便利性、时效性需求都能够得到满足。其二、档案人员要尽快掌握微机管理的操作和使用,严格微机管理体制,设置系统登录密码口令,硬盘实行双备份,并经常进行计算机查杀毒的管理,使档案管理的程序更科学、使用更安全。
    3、建立综合档案信息网络
    整合企业各部门之间的网络服务是当前开发档案利用工作的有效方式,是提高档案利用率的一项迫切要求。同时加强各管理部门之间的沟通与协作,实现档案信息资源共享是广大档案利用者的迫切愿望。科学技术的迅猛发展,己为档案部门与其他管理部门之间的协作提供了条件。首先,合理配置硬件设备,在考虑留有余量的基础上量财而行;其次,科学规划网络拓朴设计,确保网络运行畅通,真正发挥微机管理及实行电子计算机网络检索等现代化服务手段作用,提高档案利用服务时效。
    4、加强档案利用的编研与深度加工,提供多方面的主动服务
    档案管理包括基础工作,服务工作,编研工作三大部分,这三者是辩证的关系,即互相联系,互相依存,又互相区别,互相促进,要在抓好基础工作,即在全面收集,规范立卷,完善检索工具的基础上,着重抓好室藏卷的编研和深度加工,要根据企业工作的特点,案卷利用频率和围绕企业中心工作服务的目的,对室藏档案进行由表及里的深度加工,使之系统化,如对企业的各项生产经营、基本建设、技术改造等数据汇集,编写专题档案,开辟科研、技改成果展览,利用效果等多种编研和利用形式,并在广泛利用现有档案的基础上,进行对比分析,说明成因,预测趋向,形成系统化有新的见解的资料,使利用者对编研内容一目了然,节省查阅内容的时间和精力,对深度加工的编研材料可打印成册发送领导和有关部门,重要的可针对性在刊物上发表,从多方面、多渠道、多方式提供优质服务。
    5、建设一支素质高,业务精的档案队伍
    提高档案工作人员素质,要从强化服务意识,正确认识收集与服务的关系上着手,把工作重点转移到提供档案利用的服务上来。改变档案服务的被动状况,变过去你上门我服务的被动服务为积极寻找信息,主动提供服务。同时努力提高服务水平,拓展知识面,端正服务态度,做到热情、主动、负责,熟悉自己的服务对象,掌握自己的服务范畴,深入了解广大利用者的需求,及时有效地为利用者提供有价值的档案信息。
    6、加强档案利用信息的反馈
    档案利用信息反馈在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果,进行分析研究,可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、针对性、系统性。有利于了解和掌握档案利用信息的趋势,进一步扩大档案利用工作的渠道,最大限度地发挥档案的价值和作用。进一步了解企业和社会对档案利用的需求和利用者的心理,即需要哪类信息?需要什么形式的信息等,从而改进我们的服务形式,拓宽利用渠道,使更多的利用者了解档案,熟悉档案,利用档案,为企业发展和社会主义现代化建设服务。反之,档案价值作用就难以充分发挥。反馈信息的收集方法可以有:其一、详细填写档案利用目的,而不是一般以“工作查考”或“技改”等简单了事,要有“前因后果”;其二、采用电话跟踪了解利用效果;其三、有针对性的实地收集利用要求和反馈信息,如重大工程的建设过程等;其四、档案部门要综合典型利用事例,汇编利用成果,再反馈给利用者以此推动档案利用的良性循环。
    总之,档案利用工作在新时期的再提高是一个系统工作,需要从观念转变;从丰富馆藏到提高服务水平;从改善档案利用的环境到软硬件的投入等方面进行。这除了靠档案部门自身的努力之外,还必须得到企业各部门和全体员工的支持。在实践中,档案利用工作再提高的困难或许较大,但为了向利用者更好的提供服务,为企业的发展进步出力,我们不但要从档案部门的角度出发探讨档案利用工作,也要从利用者的角度出发研究做好档案利用工作的方法,寻找对策,从而促进包括利用工作在内的整个档案工作的发展与进步。
 
 
 
 
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